Juntitis: Cuidado con las juntas improductivas

10/04/2018

Cuando tu negocio comienza a crecer y comienzas a delegar responsabilidades, en cierta forma comienzas a deslindarte de ciertas áreas de tu negocio. Como buen emprendedor, te interesa saber que las cosas van funcionando bien; o en su defecto, quieres escuchar opiniones sobre nuevos planes, soluciones a problemas o crear nuevas estrategias para mejorar el desempeño de tu empresa.

Es ahí donde las reuniones comienzan a ser una realidad. Y el problema no es organizarlas y llevarlas a cabo. El problema es cuando no son productivas. ¡Cuidado con el síndrome de juntitis! Si empiezas a tener millones de reuniones y no están logrando concretar objetivos o llegar a acuerdos, es momento de que te detengas y comiences a estructurarlas.

Para ello, te recomendamos que sigas los siguientes pasos:

1. Define si realmente necesitas reunirte o si puedes coordinar todo a través de un correo electrónico. Hay ocasiones en que es mejor enviar un par de correos que tomarán no más de 10 minutos leer y responderlos, a reunir a un equipo de personas y detener la operación de éstas por lapsos prolongados de tiempo.

2. Si es necesaria la reunión, cuando la convoques envía una agenda que incluya los temas que se discutirán, así como tareas que deban llevar los asistentes.

3. Procura involucrar al menor número de personas en las juntas. Una persona de cada departamento involucrado es más que suficiente.

4. Asigna una persona para que realice la minuta de la junta. En ella, deberá anotar: los puntos que se discutieron durante la junta; el estatus de dichos puntos (nuevo actividad, actividad en curso, actividad terminada); los pasos siguientes a seguir, con un responsable para cada uno y con una fecha límite para entregar el pendiente.

5. Evita perder el enfoque. Es muy común que en las juntas se desvíen las discusiones para atender otros pendientes y muchas veces pueden llegar a convertir en diálogos con 4 o 5 espectadores. La agenda que enviaste debe ser la que dicte el curso de la reunión. Evita entrar en otros asuntos que no sean relevantes para lograr el objetivo de la reunión.

6. Una reunión no debe durar más de 30 minutos. Si sabes de antemano que necesitas más tiempo para revisar diferentes pendientes con varios departamentos, agenda con cada participante un horario para evitar hacer perder el tiempo a los demás.

7. Enfócate en obtener respuestas o resultados sobre lo que buscas con la reunión. Evita entrar en discusiones fuera de lugar y evita llamar la atención a alguien en frente de los demás. Después en privado podrás hacerlo sin exponer a tus empleados.

8. Al final de la reunión, revisa la minuta junto con el encargado de realizarla y pídele que la envíe por correo a todos los integrantes para que queden por escrito los acuerdos.

Recuerda, las reuniones son espacios de tiempo que son útiles si las sabes realizar, pero que pueden volverse en pérdida de tiempo si no las llevas de forma ordenada y con claridad.

(Material cedido por el Instituto Nacional del Emprendedor, México.)

ETAPA EMPRENDEDORA: Consolidación-crecimiento.


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