Cómo gestionar tus recursos informáticos

03/07/2020

Pensar en una infraestructura tecnológica e informática en una organización es pensar como ser lo más dinámico, flexible y simple para que una persona pueda acceder y ejecutar sus tareas de la forma más rápida y exitosamente posible, en cualquier momento y lugar. También pensar en infraestructura significa asegurar la conservación de la información y tener control de ella, priorizando la documentación más delicada y crucial.

Lograr esos conceptos en cualquier estructura sin importar en su tamaño, en este momento es posible, ya que el nivel de innovaciones que existen en el mundo lo permite, como también la variedad de soluciones y herramientas que hay en el mercado, que nos permite  acceder a ellos a precios muy económicos, dependiendo obviamente  a las necesidades y el tamaño de su organización.

 Para eso, primero tenemos que conocer qué estructura tenemos

Es muy importante conocer qué estructura tenemos y qué necesitamos tener para manejar nuestro propio negocio.

  • No sirve tener mucha estructura para manejar un negocio que se puede manejar con poco costo fijo.
  • No sirve tener un mega negocio, pero manejado con una estructura pequeña y chica, pensando que de esa forma ganaríamos mas cuidando sus bolsillos.

Todo negocio debe ser manejado con racionalidad y visión de crecimiento, para construir un futuro, tienes que construir un camino, que no solo consta en la innovación y modernización de tu negocio, sino en la conformidad y estabilidad de un equipo humano de trabajo. Ya que las personas hacen lo fuerte de una organización. Por ello debes incentivar, motivar, interactuar, escuchar y brindar todos los recursos posibles para que su trabajo sea lo más eficaz, accesibles y rápido posible en todo momento.

Si una estructura es unipersonal, es decir de una sola persona, lo recomendable es usar las herramientas gratuitas que brinda actualmente de almacenamiento que algunas son:

  • Google Drive
  • OneDrive
  • Dropbox

 Cuyas herramientas permiten almacenar información y ver la documentación en diferentes dispositivos simultáneamente. Si hablamos de cuál seria la mejo herramienta para trabajar de las que hemos nombrado, serían las dos primeras, que pertenecen a Google y a Outlook, respectivamente, y permiten tener tu propio correo y calendario, para organizar tus tiempos y estar comunicado con tus clientes.

Si hablamos de estructuras pequeñas y medianas, podemos pensar múltiples propuestas dependiendo la función de su negocio, que pueden ser:

  • Si hablamos solo de una oficina administrativa: la mejor forma de gestionar la documentación e integrar los sistemas que necesitan en una empresa es tener servidores propios integrados por:
    • Control de dominio: Es el servidor que gestiona y administra los usuarios, brindando los permisos a los accesos a la información  y recursos de una empresa, como son impresoras, etc.
    • Servidores de archivos: Puede ser un servidor o un equipo que se llama NAS donde se encarga en depositar todas las carpetas y documentación que trabaja una empresa.
    • Servidores de Aplicaciones y sistemas: Todo empresa tienen sus sistemas o aplicaciones de gestión que trabaja con bases de datos, que le permite organizar su trabajo.

A partir de ello debemos pensar:

 1-En cómo podemos auditar y monitorear de forma automática, constante y fácil nuestra red para mayor seguridad y gestión de ella.

 2-Cómo podemos generar los respaldos de todas nuestros archivos de forma permanente e integrada.
 

Por suerte, existen múltiples herramientas e incluso algunas son gratuitas. Por ejemplo:

Spiceworks:  El inventario de software toma todo el control de la red y  muestra todos los equipos por nombre, como también le permite ver cuántas estaciones de trabajo / servidores en los que se ha detectado una aplicación. mostrar la lista de software instalado en cada estación de trabajo o servidor Windows / macOS individual. Consumos de tonner de las impresoras y manejar todo desde ese mismo sistema, como también un sistema de ticket para tener todo agendado y documentado https://www.spiceworks.com/

Cobian Backup es el popular herramienta de copia de seguridad gratuita. https://www.cobiansoft.com/.

 Si hablamos de una empresa que posee una sede central, con sucursales o personal que trabaja en la calle, debemos combinar algunas cosas:

Por ejemplo una empresa de franquicias de locales o restaurantes. Pensemos que en la sede central tenemos toda la gestión administrativa de la empresa, por ese motivo el nivel de seguridad y permisos de accesos de la documentación debe ser más controlado, por ese motivo debemos usar los recursos propios de nuestra propia infraestructura, ya que todo es manejado de forma internamente y segura.

En las demás sucursales, locales o el personal comercial que debe estar en visitando los clientes, pueden usar herramientas que podemos contratar a bajo costo y que ya poseen dichos proveedores infraestructuras mas robustas que nosotros para el trabajo de la documentación a través de los diferentes dispositivos de forma simultaneo conectados por internet.

  • Por ejemplo, un vendedor a través de una tablet o celular puede mostrar los múltiples productos o servicios a los clientes.
  • Una sucursal puede guardar de forma inmediata un control puntual de la caja y desde la central de forma inmediata puede acceder a esa información.

 Si hablamos de empresas de gran tamaño: debemos pensar que la mejor forma es tener integrado todos los sistemas, accesos y documentación de la empresa de forma propia. Ya que la cantidad de usuarios y empleados que deben acceder a todos los archivos son muchos y debemos obligatoriamente centralizar toda esa información.

 Sin dejar de lado que los niveles de seguridad y exigencias de la empresa son mayores. Debemos tener infraestructura que soporten profesionalmente las conexiones de internet, para que las comunicaciones de los empleados y accesos a la documentación no se saturen.

Los sistemas de gestión pueden ser trabajados de forma más simple y proactiva en formato web. Algunos que requieren mayores recursos, que son especialmente los sistemas de gestión administrativa (contable, facturación, ect) deben ser instalados en los puestos de trabajo y trabajar localmente, mientras los demás sistemas de gestión de los demás sectores pueden ser gestionados por diferentes URL o web internas o externas, como son tiendas virtuales, agendas y calendarios de las visitas de los clientes, capacitaciones virtuales, etc.

 (Asesora lhconsultingroup)


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